Convocation de l'assemblée générale en copropriété : le guide

La convocation de l'assemblée générale de copropriété est le moment où un syndic bénévole a le moins droit à l'erreur. Un jour de délai manquant, un devis oublié, une question mal formulée, et c'est tout ou partie de l'assemblée qui peut être annulée par le juge si un copropriétaire la conteste. La bonne nouvelle : les règles tiennent en quelques articles du décret du 17 mars 1967, et elles ont été simplifiées fin 2025 pour l'envoi électronique.

Voici l'essentiel, avec un modèle de texte et la liste des erreurs les plus fréquentes.

Qui convoque l'assemblée générale, et quand ?

Le syndic, au moins une fois par an. Chaque syndicat tient au moins une assemblée générale par an, et c'est en principe le syndic qui la convoque (article 7 du décret). Cette assemblée annuelle approuve les comptes et vote le budget ; elle doit se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice (service-public.gouv.fr). Avec un exercice calé sur l'année civile, la date limite est le 30 juin. Notre calendrier du syndic bénévole place cette échéance dans l'année.

Sur demande, quand le quart des voix le réclame. La convocation est de droit lorsque le conseil syndical, s'il en existe un, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix la demandent au syndic, sauf si le règlement de copropriété prévoit un seuil plus bas (article 8 du décret). La demande est notifiée au syndic et précise les questions à inscrire.

Si le syndic ne bouge pas. Après une mise en demeure restée sans effet plus de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même. Sans conseil syndical, un copropriétaire doit passer par le juge (article 50 du décret, auquel renvoie l'article 8).

Le délai de convocation de 21 jours : comment le compter

Sauf urgence, la convocation est notifiée au moins 21 jours avant la réunion, ou plus si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long (article 9 du décret). Ce sont des jours calendaires : week-ends et jours fériés comptent (service-public.gouv.fr).

Le point clé est le point de départ du délai, qui n'est pas la date d'envoi :

Mode d'envoi	Le délai court à partir du…	Texte
Lettre recommandée électronique ou plateforme qualifiée	lendemain de l'avis électronique envoyé au destinataire par le prestataire	art. 64 du décret
Lettre recommandée avec avis de réception	lendemain de la première présentation au domicile	art. 64-1 du décret
Remise en main propre contre émargement	date de l'émargement	service-public.gouv.fr

Un recommandé posté le lundi et présenté le mercredi fait courir le délai à partir du jeudi. Un seul jour manquant suffit pour que l'assemblée soit annulée si un copropriétaire la conteste (même source).

Exemple fictif. Vous visez une assemblée le jeudi 10 juin 2027. Si les avis électroniques partent le lundi 10 mai, le délai court dès le 11 mai et vous disposez d'une marge confortable. Prévoyez toujours quatre semaines plutôt que trois : ne visez jamais le dernier jour possible.

Comment envoyer la convocation : électronique, recommandé ou main propre

Depuis la loi du 9 avril 2024 et le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, l'électronique est devenu le mode normal. Les notifications sont valablement faites par voie électronique, sans accord préalable du copropriétaire (article 42-1 de la loi de 1965), selon deux procédés (article 64 du décret) :

• la lettre recommandée électronique ;
• un procédé électronique passant par un prestataire de services de confiance qualifié, qui garantit l'intégrité, la sécurité et la traçabilité des envois.

Un courriel ordinaire n'entre dans aucune de ces deux catégories : il ne vaut pas notification.

Le courrier papier reste un droit. Un copropriétaire peut demander à tout moment à recevoir les notifications par voie postale, par tout moyen qui permet de dater sa demande, ou en séance ; la demande prend effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception (article 64-4). Il reçoit alors un recommandé avec avis de réception (article 64-1). Chaque convocation doit d'ailleurs rappeler cette possibilité (article 64-2).

La remise en main propre contre récépissé ou émargement reste valable pour les convocations (article 64-3). Dans un petit immeuble, c'est souvent le plus simple : faites signer et dater une feuille d'émargement, et gardez-la avec le dossier de l'assemblée.

Ce que doit contenir la convocation

L'article 9 du décret impose :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion. Sauf stipulation du règlement, l'assemblée se tient dans la commune de l'immeuble ;
• l'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises au vote. ;
• le lieu, les jours et les heures où l'on peut consulter les pièces justificatives des charges, sur au moins un jour ouvré (service-public.gouv.fr) ;
• le formulaire de vote par correspondance, joint à la convocation, conforme au modèle fixé par arrêté. Il doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion (service-public.gouv.fr).

Les documents à joindre. L'article 11 du décret distingue deux listes. Les documents nécessaires à la validité des décisions comprennent notamment :

• pour l'approbation des comptes, l'état financier et le compte de gestion générale, comparés à l'exercice précédent ;
• pour le vote du budget, le projet de budget comparé au dernier budget voté ;
• pour un contrat ou des travaux, leurs conditions essentielles : devis, marchés, contrats ;
• pour la désignation du syndic, le ou les projets de contrat ;
• les projets de résolution exigés par la loi pour certaines questions, dont l'autorisation d'agir en justice.

D'autres pièces servent à l'information des copropriétaires, comme les annexes du budget.

Et la visioconférence ? Les copropriétaires peuvent participer à distance (article 17-1 A de la loi), mais c'est l'assemblée qui choisit d'abord l'outil, sur devis (article 13-1 du décret). Si ce choix n'a jamais été voté, inscrivez-le à l'ordre du jour. S'il l'a été, indiquez dans la convocation comment se connecter, et rappelez que le copropriétaire doit vous prévenir au plus tard trois jours francs avant la réunion (article 13-2).

Ajouter les questions demandées par les copropriétaires

À tout moment, un copropriétaire ou le conseil syndical peut vous notifier une question à inscrire. Vous la portez à l'ordre du jour de la prochaine assemblée ; si elle arrive trop tard, elle passe à la suivante (article 10 du décret). En pratique, une demande reçue avant l'envoi de la convocation doit y figurer (service-public.gouv.fr).

Pour certaines questions, le demandeur doit joindre son projet de résolution ; pour des travaux sur les parties communes à ses frais, un document précisant leur implantation et leur consistance (même article 10).

Deux réflexes utiles :

• Prévenez avant de convoquer. L'article 9 prévoit un affichage annonçant la date de l'assemblée et la possibilité de demander des questions, sans que son absence entraîne la nullité. Dans un petit immeuble, un message à tous un mois avant fait très bien l'affaire.
• Rappelez cette règle sur vos appels de fonds, comme l'exige l'article 10.

Les procurations : qui peut recevoir un pouvoir, et combien

Tout copropriétaire peut déléguer son vote à un mandataire (article 22 de la loi). Les limites :

• un mandataire ne reçoit pas plus de trois délégations, sauf si ses propres voix et celles de ses mandants ne dépassent pas 10 % des voix du syndicat ;
• ne peuvent pas recevoir de pouvoir : le syndic, son conjoint ou partenaire de PACS, son concubin, leurs ascendants et descendants, ni ses préposés.

Même copropriétaire, le syndic bénévole ne peut donc porter aucune procuration : orientez les absents vers le vote par correspondance.

Un modèle de convocation à adapter

Syndicat des copropriétaires du [adresse de l'immeuble] Immatriculation au registre : [numéro]

[Ville], le [date d'envoi]

Madame, Monsieur,

Vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires qui se tiendra le [jour et date] à [heure], à [lieu précis].

Ordre du jour

1. Désignation du président de séance et, s'il y a lieu, du ou des scrutateurs et du secrétaire.
2. Approbation des comptes de l'exercice du [date] au [date].
3. Vote du budget prévisionnel de l'exercice du [date] au [date].
4. [Travaux de … : approbation du devis de l'entreprise …, pour un montant de … € TTC.]
5. [Question demandée par M./Mme … : texte du projet de résolution.]

Pièces jointes : comptes de l'exercice, projet de budget, [devis], formulaire de vote par correspondance, [modèle de pouvoir].

Les pièces justificatives des charges peuvent être consultées le [date], de [heure] à [heure], à [lieu].

Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez voter par correspondance (formulaire à me retourner au plus tard trois jours francs avant la réunion) ou donner pouvoir à la personne de votre choix, à l'exception du syndic. [Participation à distance : lien et modalités, à me signaler au plus tard trois jours francs avant.]

Vous recevez cette convocation par voie électronique. Vous pouvez à tout moment demander à recevoir les notifications par courrier postal, en me l'indiquant par écrit.

[Nom], syndic bénévole — [téléphone, courriel]

Les erreurs qui rendent l'assemblée contestable

L'assemblée ne prend de décision valable que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et si les notifications respectent les articles 9 à 11-I (article 13 du décret). Une irrégularité peut conduire à l'annulation de l'assemblée ou d'une décision, demandée au tribunal judiciaire (service-public.gouv.fr). Avant d'envoyer, vérifiez :

• le délai de 21 jours (ou plus, selon le règlement), compté depuis la présentation ou l'avis, et non depuis l'envoi ;
• un mode d'envoi valable pour chacun : électronique certifié, recommandé pour ceux qui l'ont demandé, ou émargement. Pas de simple courriel ;
• la liste des copropriétaires à jour, ventes récentes comprises ;
• une question par sujet, rédigée pour être votée : « approuver le devis X pour Y € », pas « point sur la toiture » ;
• tous les devis, contrats et projets de résolution joints ;
• le formulaire de vote par correspondance joint ;
• la consultation des pièces justificatives et la mention de l'option courrier ;
• les questions reçues avant l'envoi bien inscrites ;
• aucune décision prévue sur un sujet absent de l'ordre du jour.

Après la réunion, la suite se joue dans le procès-verbal d'assemblée générale.

Petite copropriété : décider sans convoquer d'assemblée

Si votre copropriété compte au plus cinq lots à usage de logement, de bureau ou de commerce, ou si son budget moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 € (article 41-8 de la loi), les décisions peuvent être prises à l'unanimité par consultation écrite, sans convoquer d'assemblée (article 41-12). Exception de taille : le vote du budget et l'approbation des comptes passent toujours par l'assemblée générale. Voir notre page petite copropriété.

En résumé

• Le syndic convoque au moins une fois par an, et aussi à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires réunissant un quart des voix.
• Le délai de 21 jours calendaires court du lendemain de l'avis électronique ou de la première présentation du recommandé : prévoyez quatre semaines.
• L'envoi électronique certifié est désormais la règle ; le recommandé papier reste dû à ceux qui le demandent, et la remise contre émargement reste valable.
• La convocation indique lieu, date, heure, ordre du jour précis, consultation des pièces, et joint le formulaire de vote par correspondance et les documents de l'article 11.
• Le syndic ne peut porter aucune procuration ; un mandataire est limité à trois pouvoirs, sauf s'il ne dépasse pas 10 % des voix.

Pour préparer ordre du jour, pièces jointes et envois sans rien oublier, Syndicool accompagne le syndic bénévole étape par étape dans son assemblée générale.