Le calendrier annuel du syndic bénévole, mois par mois

La gestion d'une copropriété bénévole tient en peu de choses, à condition de les faire au bon moment. La plupart des obligations s'enchaînent : la clôture des comptes ouvre la préparation de l'assemblée générale, l'assemblée déclenche la notification du procès-verbal, puis la mise à jour du registre. Rater une étape décale toutes les suivantes.

Ce calendrier suppose que l'exercice comptable de votre copropriété correspond à l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. C'est le cas le plus courant, mais pas une obligation : si votre exercice commence à une autre date, décalez simplement chaque échéance d'autant. Pour chaque point, nous indiquons s'il s'agit d'un délai fixé par la loi (avec l'article) ou d'une bonne pratique.

Janvier : clôturer l'exercice et appeler le premier trimestre

• Arrêter les comptes au 31 décembre. Rapprochez le relevé bancaire de la comptabilité, rassemblez les factures de l'année et listez les copropriétaires qui ont des impayés. Le syndic doit établir les comptes du syndicat et leurs annexes et les soumettre au vote de l'assemblée (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
• Appeler les provisions du premier trimestre. Les provisions du budget prévisionnel sont égales au quart du budget voté et sont exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf si l'assemblée a fixé d'autres périodes (article 14-1 de la loi de 1965). Pour un exercice calé sur l'année civile, les échéances tombent les 1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre. Bonne pratique : envoyez l'appel quelques semaines avant.
• Appeler la cotisation au fonds de travaux. Elle est versée selon les mêmes modalités que les provisions du budget (service-public.gouv.fr), donc en même temps. Son montant annuel ne peut pas être inférieur à 5 % du budget prévisionnel (article 14-2-1 de la loi de 1965).

Pour le détail des appels et de leur répartition, voir notre page sur les appels de fonds.

Février à avril : préparer l'assemblée générale

La loi impose au moins une assemblée générale par an (article 7 du décret du 17 mars 1967). Surtout, l'assemblée appelée à voter le budget prévisionnel doit se réunir dans les six mois qui suivent le dernier jour de l'exercice précédent (article 14-1). Avec un exercice clos au 31 décembre, la date limite est donc le 30 juin. En pratique, c'est la même assemblée qui approuve les comptes de l'année écoulée.

• Préparer les documents comptables. L'approbation des comptes s'appuie sur l'état financier et le compte de gestion générale, avec les chiffres de l'exercice précédent pour comparaison ; le vote du budget s'appuie sur le projet de budget comparé au budget précédent (article 11 du décret de 1967).
• Préparer le budget de l'exercice suivant. En principe, le budget est voté avant le début de l'année qu'il concerne (service-public.gouv.fr) : l'assemblée du printemps 2027 votera donc le budget 2028. Si le budget n'a pas été voté à temps, le syndic peut faire deux appels trimestriels successifs égaux au quart du budget précédent (même source).
• Recueillir les questions des copropriétaires. Un copropriétaire peut demander l'ajout d'une question à l'ordre du jour à tout moment, mais elle doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation, sinon elle est reportée à l'assemblée suivante (service-public.gouv.fr). Bonne pratique : prévenez tout le monde un mois avant de convoquer.
• Choisir la date et le lieu. Bonne pratique : visez mai ou début juin, ce qui laisse une marge si l'assemblée doit être reportée.

Avril à juin : convoquer et tenir l'assemblée

• Envoyer la convocation au moins 21 jours avant la réunion. Sauf urgence, et sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long (article 9 du décret de 1967). Elle part par lettre recommandée, électronique ou papier, ou par remise contre émargement (service-public.gouv.fr). Pour une assemblée le 5 juin, envoyez au plus tard mi-mai, en tenant compte des délais postaux.
• Joindre les pièces. Comptes, projet de budget, devis et contrats à approuver : tout ce qui est nécessaire à la validité des décisions doit accompagner la convocation (même source).
• Appeler les provisions du deuxième trimestre, exigibles le 1er avril.
• Tenir l'assemblée et rédiger le procès-verbal le jour même, avec le résultat de chaque vote.

Notre guide de l'assemblée générale détaille la convocation, les majorités et le procès-verbal.

Juin à août : après l'assemblée

• Notifier le procès-verbal dans le mois. Le syndic notifie le procès-verbal dans le délai d'un mois à compter de la tenue de l'assemblée (article 42 de la loi de 1965). La notification est due aux copropriétaires opposants ou défaillants ; elle mentionne les résultats du vote et reproduit le texte du deuxième alinéa de l'article 42 (article 18 du décret de 1967). Bonne pratique : envoyez aussi le procès-verbal, par simple courrier ou courriel, à ceux qui ont voté pour.
• Surveiller le délai de contestation. Les copropriétaires opposants ou défaillants disposent de deux mois à compter de la notification pour contester une décision en justice (article 42). Bonne pratique : attendez la fin de ce délai avant d'engager des travaux importants votés en assemblée.
• Régulariser les charges. Une fois les comptes approuvés, le syndic compare les provisions versées aux dépenses réelles. Le moins-perçu donne lieu à un appel complémentaire, exigible seulement après l'approbation des comptes ; le trop-perçu est en principe reversé aux copropriétaires selon leur quote-part (service-public.gouv.fr). En pratique, beaucoup de syndics l'imputent sur l'appel suivant.
• Mettre à jour le registre des copropriétés. Les données financières doivent être actualisées dans les deux mois qui suivent l'assemblée générale qui approuve les comptes ; la démarche est gratuite (service-public.gouv.fr). Pour une assemblée tenue le 5 juin, l'échéance est le 5 août.
• Appeler les provisions du troisième trimestre, exigibles le 1er juillet.

Septembre à décembre : contrats, assurance et carnet d'entretien

Cette période n'est rythmée par aucun délai légal propre à la copropriété. C'est le bon moment pour faire le point, avant la clôture.

• Appeler les provisions du quatrième trimestre, exigibles le 1er octobre.
• Vérifier l'assurance de l'immeuble. Le syndicat est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre, et chaque copropriétaire doit faire de même pour son lot (article 9-1 de la loi de 1965). Bonne pratique : relisez le contrat avant sa date d'échéance, comparez les garanties et, si un changement d'assureur s'impose, préparez la question pour la prochaine assemblée, puisque c'est elle qui décide de souscrire le contrat (article 18).
• Passer en revue les contrats d'entretien. Ménage, ascenseur, chaudière, espaces verts : notez les dates de reconduction et de préavis. Bonne pratique : demandez des devis concurrents assez tôt pour les joindre à la convocation de printemps.
• Mettre à jour le carnet d'entretien. Le syndic doit l'établir et le tenir à jour (article 18). Il mentionne notamment les références des contrats d'assurance et leur échéance, les contrats d'entretien des équipements communs, l'année des gros travaux et les travaux prévus au plan pluriannuel (service-public.gouv.fr). Aucune fréquence n'est imposée : la bonne pratique est de le compléter à chaque intervention, et de le relire une fois par an.
• Préparer la clôture. En décembre, relancez les impayés et réclamez les factures manquantes.

Les échéances pluriannuelles : PPPT et DPE collectif

Deux obligations ne reviennent pas chaque année, mais doivent figurer dans votre calendrier.

• Le projet de plan pluriannuel de travaux (PPPT). Il est obligatoire dans les immeubles à usage total ou partiel d'habitation dont la réception date de plus de quinze ans, puis il est actualisé tous les dix ans (article 14-2 de la loi de 1965). Depuis le 1er janvier 2025, l'obligation s'applique quel que soit le nombre de lots. Un diagnostic technique global qui ne fait apparaître aucun besoin de travaux sur dix ans en dispense (service-public.gouv.fr). Le syndic en inscrit l'adoption à l'ordre du jour de l'assemblée.
• Le DPE collectif. Pour les immeubles dont le permis de construire a été déposé avant le 1er janvier 2013, il est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 dans les copropriétés de 50 lots au plus. Il est valable dix ans ; l'assemblée vote sa réalisation et le choix du diagnostiqueur à la majorité simple (service-public.gouv.fr).

Si l'un ou l'autre manque, inscrivez-le à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Notre article sur ce qui a changé pour les syndics bénévoles retrace l'origine de ces obligations.

À tout moment : la vente d'un lot

Une vente ne prévient pas. Quand un copropriétaire vend, le notaire ou le vendeur demande au syndic un état daté, qui récapitule les sommes dues par le vendeur au syndicat et inversement ; seul le syndic peut l'établir, et il le transmet au notaire (service-public.gouv.fr). Les cotisations versées au fonds de travaux restent acquises au syndicat et ne sont pas remboursées au vendeur (article 14-2-1). Bonne pratique : tenez les comptes individuels à jour toute l'année pour répondre vite. Le déroulé complet est décrit sur notre page vente de lot.

Tableau récapitulatif

Mois	À faire	Référence
Janvier	Clôturer les comptes au 31 décembre	Art. 18 loi 1965
1er janvier, avril, juillet, octobre	Provisions du budget et cotisation au fonds de travaux exigibles	Art. 14-1 et 14-2-1 loi 1965
Février à avril	Préparer comptes, budget N+1 et ordre du jour	Art. 11 décret 1967 (bonne pratique pour le calendrier)
Au moins 21 jours avant l'AG	Envoyer la convocation et ses annexes	Art. 9 décret 1967
Au plus tard le 30 juin	Tenir l'AG qui vote le budget et approuve les comptes	Art. 14-1 loi 1965, art. 7 décret 1967
Dans le mois suivant l'AG	Notifier le procès-verbal	Art. 42 loi 1965, art. 18 décret 1967
Deux mois après la notification	Fin du délai de contestation	Art. 42 loi 1965
Après l'approbation des comptes	Régulariser les charges	Bonne pratique encadrée (service-public)
Dans les deux mois suivant l'AG	Mettre à jour le registre des copropriétés	Registre national (service-public)
Septembre à novembre	Vérifier assurance et contrats d'entretien	Art. 9-1 loi 1965 ; bonne pratique
Toute l'année	Tenir le carnet d'entretien à jour	Art. 18 loi 1965
Tous les dix ans	PPPT (immeuble de plus de 15 ans), DPE collectif	Art. 14-2 loi 1965 ; service-public
À tout moment	Établir l'état daté en cas de vente	service-public

L'Anah, l'ANIL et la CLCV ont publié un Guide du syndic bénévole (édition 2024) dont les fiches pratiques reprennent chacune de ces étapes en détail.

En résumé

L'année du syndic bénévole s'organise autour d'un point fixe : l'assemblée générale, à tenir avant le 30 juin quand l'exercice suit l'année civile. Avant, on clôture et on prépare ; après, on notifie dans le mois, on régularise et on met à jour le registre dans les deux mois. Les provisions tombent chaque trimestre, l'automne sert à revoir assurance, contrats et carnet d'entretien, et les échéances décennales (PPPT, DPE collectif) s'inscrivent à l'ordre du jour quand elles arrivent.

Syndicool suit ce calendrier avec vous et vous rappelle, à chaque fois, la prochaine étape à ne pas manquer.